fbpx

Kassajärjestelmän valinta – mitä kannattaa ottaa huomioon?

Yrityksen liiketoiminnasta riippuu, millainen kassajärjestelmä on sille paras. Kassajärjestelmän tulee olla yrityksen tarpeisiin sopivan monikäyttöinen sekä totta kai kustannuksiltaan kannattava.

Kassajärjestelmä on kokonaisuus, jolla huolehditaan etupäässä maksujen toimivuudesta. Kassajärjestelmä varmistaa, että haluttu summa siirtyy ostajalta myyjälle luotettavasti erilaisten maksutapojen avulla. Esimerkiksi kaupat, ravintolat ja kampaamot, joissa maksutapahtumia on päivän mittaan merkittäviä määriä, tarvitsevat tehokkaita kassajärjestelmiä.

Eri yritykset hyötyvät erilaisista kassajärjestelmistä. Järjestelmän valintaan vaikuttavat esimerkiksi:

  • Yrityksen koko ja henkilöstön määrä
  • Toimipaikkojen lukumäärä
  • Mihin kaikkeen järjestelmän on kyettävä (tarvitaanko kaupanteossa esim. viivakoodilukijaa)
  • Mahdollinen verkkokauppa, joka halutaan integroida kassajärjestelmään
  • Erilaisten lisäpalveluiden tarve
  • Yrityksen mahdollinen kasvu tulevaisuudessa

Kassajärjestelmässä tärkeää on myös synkronointi eli se, että tiedot pysyvät ajan tasalla kaikissa eri paikoissa ja näkymissä. Mikäli siis toimipaikkoja on useita tai kivijalkaliikkeen lisäksi yrityksellä on verkkokauppatoimintaan, kassajärjestelmältä vaaditaan enemmän.

 

Kassajärjestelmä tekee muutakin kuin siirtää rahoja

Nykymallissa kassajärjestelmät tekevät usein muutakin kuin huolehtivat maksutapahtumista. Järjestelmässä saattavat olla mukana paitsi fyysiset kassalaitteet, myös kassa- ja verkkokauppaohjelmistot sekä tarvittavat palvelut.

Kassajärjestelmään sisältyy lähes aina fyysisiä laitteita kuten kassatyöasemia, liikutettavia maksupäätteitä, asiakasnäyttöjä, kuittitulostimia ja niin edelleen. Kassajärjestelmää hankittaessa kannattaa siis myös laskea, kauanko laitteet kestävät, ennen kuin ne on vaihdettava uusiin. Kassajärjestelmän voi hankkia pelkkien laitteiden hinnalla, mutta tavallista on, että järjestelmän toimittanut taho vastaa myös sen ylläpidosta. Tällöin esimerkiksi varalaitteita saattaa olla saatavilla helposti, kun niitä tarvitaan.

Fyysisten laitteiden lisäksi kassajärjestelmään saattavat kuulua esimerkiksi seuraavat ominaisuudet:

  • Kassasovellus maksutapahtumia varten
  • Tuotetietojen hallintatoiminnot
  • Maksupääte- ja kassatyöpisteliittymät
  • Raportointimahdollisuudet
  • Päivittyvät varastoseuranta
  • Ketju- ja franchise-toiminnot
  • Asiakasrekisteri ja/tai kanta-asiakastoiminnot
  • Laskutus ja myyntitilausten käsittely

Tärkeää on myös, että kassajärjestelmään pystytään liittämään muita järjestelmiä. Kassajärjestelmästä tulee esimerkiksi saada helposti tiedot ulos kirjanpitoa varten. Myös esimerkiksi tavarantoimittajia, ajanvarauspalveluita ja toiminnanohjausjärjestelmiä voidaan usein liittää kassajärjestelmään.

 

Kassajärjestelmä on sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin

Kassajärjestelmässä on muun muassa käyttöönotto- ja ylläpitokuluja, jotka takaavat järjestelmän keskeytymättömän toiminnan. Mutta kuten liiketoiminnassa yleensä, järjestelmän ei ole tarkoitus olla pelkkä kulu vaan sijoitus. Hyvä kassajärjestelmä säästää aikaa ja vaivaa esimerkiksi siksi, että maksujen kerääminen asiakkailta käy sujuvammin, kirjanpito on helpompi pitää ajan tasalla ja ongelmat kivijalka- ja verkkokauppojen yhteensovittamisessa vähenevät.

Käyttöön otettavat ominaisuudet vaikuttavat suoraan sekä kassajärjestelmän käytettävyyteen että sen hintaan. Siksi on tärkeää valita kassajärjestelmä ja sen toimittaja, jotka pystyvät parhaiten tukemaan yrityksen liiketoimintaa.

Jotkut kassajärjestelmät veloittavat asiakasta enemmän, kun käsiteltävää dataa on paljon. Jos esimerkiksi järjestelmässä oleva asiakasmäärä tai kuukausittaisten maksutapahtumien määrä nousee tarpeeksi suureksi, siitä saatetaan periä lisämaksu.

Mieti ainakin seuraavia asioita tehdessäsi valintaa erilaisten kassajärjestelmien välillä:

  • Mihin kaikkeen yritys kassajärjestelmää tarvitsee?
  • Onko yrityksellä useita toimipisteitä?
  • Pitääkö järjestelmään pystyä yhdistämään verkkokauppa?
  • Mitkä laitteet ovat tärkeitä?
  • Tarvitaanko varavirtalähteitä, huoltopalveluja tai varalaitteita?
  • Kuinka tärkeitä ovat ketju-, kanta-asiakas- ja muuta toiminnot?

Kasvavan yrityksen tulee myös ottaa huomioon, että hyvä kassajärjestelmä mukautuu monipuoliseen, laajenevaan liiketoimintaan. Jo kassajärjestelmää valitessa kannattaa pohtia paitsi sitä, millaista liiketoiminta on nyt, myös sitä, millaista se voisi parhaimmillaan olla tulevaisuudessa. Laadukas kassajärjestelmä sekä tukee nykyistä liiketoimintaa että mahdollistaa yrityksen kasvun jopa moninkertaiseksi.

 

Lue lisää Softicomin ratkaisuista >

Jaa teksti

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email